Planilha de Emissão de Proposta

Para quem trabalha com vendas, grande parte do seu dia a dia é dedicado a emissão de proposta de serviço/produto. É nela que o vendedor oficializa o oferecimento de produtos de sua empresa.

Apesar de sua importância, muitas empresas não possuem uma ferramenta ágil que permitem a emissão das propostas.

Para auxiliar nesse tarefa, proponho aqui uma planilha excel (acho que todos perceberam que me amarro em planilhas!) que poderá ajudá-lo enquanto não se tem um sistema destinado a essa operação.

A planilha contém:

1) Tabela de Preço: onde você adiciona seus produtos, com um código único, descrição, unidade e valor.

2) Planilha de proposta: Possui campos destinados a preencher o código da proposta, o nome do cliente, endereço, nome do contato e telefone.

A parte mais interessante fica por conta da planilha de produtos. Nela, você apenas seleciona o código do seu produto (coluna COD) e a planilha, através da função PROCV do excel, trás todas as informações do seu produto.  A outra informação a ser inserida por você é a quantidade a ser vendida (Coluna Quantidade).

Feito isso, a planilha calcula o total por produto e o total geral.

Após o trabalho braçal, basta imprimi-la e torcer para que o cliente assine. De brinde, coloquei um botão que ativa uma macro para “limpar” a planilha.

Essa planilha se adequa a qualquer tipo de produto ou serviço. Vai vender salgadinhos? pode usar a planilha!!

Lembre-se: essa planilha é apenas uma apoio para a emissão (impressão) de propostas. Um sistema para essa finalidade é de fundamental importância para medir o seu desempenho em vendas: quantidade de propostas emitidas; total em valor das propostas emitidas; total em valor das propostas rejeitadas; quais os produtos mais vendidos; Quantos produtos já foram vendidos. E por aí vai.

Fiquem a vontade para propor melhorias.

Download da Planilha

Forte Abraço!!
Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

Olha: Artigo Publicado!!

Bem que minha mão falou que eu era bom!! Eu, Renato Borges (@rnatoborges), excelentíssimo gestor desse site, tive um artigo publicado na revista Engenharia de Software, Edição 40 – Devmedia. Pense num cara arrochado!!

Os inúmeros textos publicados em meu blog Renato Borges e no Qualidade Manaus, fizeram surgir o convite para escrever na revista.

Tema escolhido: Gerenciamento de Projetos com Mapeamento de Processos. O desafio foi grande: tive que estudar muito sobre o tema proposto. Busquei publicar um texto coeso, sem muita repetição e com linguagem de fácil entendimento (padrão desse site!). Entre várias revisões, a versão final foi aceita, graças a Deus.

Deixo aqui meus agradecimentos a empresa SOPIXEL e a oportunidade dada pelos responsáveis da revista Devmedia. Confira a introdução do artigo e, quem tiver acesso ao texto na íntegra, favor deixe seu comentário.

Aprimorando o Gerenciamento de projetos com mapeamento de processos – Revista Engenharia de Software Magazine 40

“Na literatura de Administração de Empresas e Empreendedorismo, muitos são os caminhos para criação, desenvolvimento e firmação de uma Empresa. A criação de uma empresa pode ser motivada por uma ideia, necessidade ou oportunidade. Diante do fator motivador, as ações para transformação de uma ideia em produto são inúmeras, até que a empresa possa fabricar o produto de maneira contínua. Mas apenas a fabricação do produto não é suficiente. Existem fatores não previsíveis como o mercado, concorrentes, custos, clima, entre outros, que podem prejudicar o funcionamento organizacional e a comercialização de seu produto ou serviço. Entender o funcionamento da empresa e seus diferenciais perante os concorrentes é fator essencial para a firmação da empresa.

Para manterem-se na frente, muitas empresas investem em novos produtos, mercados, inovação e fidelização de clientes. Cada uma dessas ações deve ser gerenciada de maneira que o risco de perda seja reduzido e o retorno do projeto maximizado. Dessa forma, pode-se dizer que a chave para o sucesso empresarial reside na capacidade de atrair e realizar projetos com sucesso.

Cada projeto tem sua particularidade e exige um número grande de envolvidos trabalhando juntos. Um desses envolvidos é a própria organização, que no momento do seu processo de criação, desenvolveu sua missão, visão, valores, objetivos estratégicos e identificou suas atividades, buscando sempre executá-las de forma eficiente.. ”

Forte Abraço! Mas forte mesmo!!
Sopixel e Qualidade Manaus

Gerente de Projetos e Analista de Negócios

No post De Desenvolvedor para Gerente de Projetos: Quebrando vínculos, tratei do assunto da mudança de papéis no meu desenvolvimento profissional. Agora, coincidência ou não, passo por situação semelhante: de Gerente de Projetos (GP) a Analista de Negócios (AN). Mas nessa situação, nada de quebrar vínculos! Pois as áreas estão muito bem relacionadas.

Recentemente participei de um congresso que tratava sobre o assunto, informando as iniciativas tomadas para entender/conciliar os dois papéis. Uma das apresentações foi ministrada (muito bem!) por Suzandeise Thomé, uma das principais especialistas no assunto.

A título de conhecimento, vamos a definição dos dois papéis:

Gerente de Projetos – pessoa responsável pela realização dos objetivos do projeto

Analista de Negócios – profissional que serve como ligação entre as partes interessadas, no intuito de compreender a estrutura, políticas e operações de uma organização e recomendar soluções que permitam que a organização alcance suas metas.

A principal idéia a ser vendida para o bom funcionamento é a Colaboração efetiva entre os papéis. Como os dois papéis podem colaborar para que a empresa atinja seus objetivos? Através de responsabilidades claras documentadas e mutuamente acordadas, comunicação constante e aberta, envolvimento do patrocinador e parceria baseada em confiança e respeito mútuos.

Mas sabemos que dá formulação da idéia a real execução das atividades, muita coisa pode sair errada. Entender bem os canais de comunicação e as fronteiras do domínio do negócio é um grande passo para a colaboração, visto que na comunicação acontece a maioria dos problemas.

Dominio do Negócio - Fonte IIBA

O PMBOK (Gerente de Projetos) e o BABOK (Analista de Negócios) contêm as melhores práticas das áreas. As sobreposições de responsabilidades existirão e cabe ao AN e GP trabalharem de maneira colaborativa em algumas delas, como por exemplo, no documento de visão ou na análise de stakeholders.

Cada uma das áreas, AN ou GP, tem seus desafios e méritos. Como profissional, gostaria de fazer o máximo possível, mesmo estando em um só dos papéis. A mistura de papéis ainda deve permanecer por algum tempo, mas a sua distinção já deve ser levada em consideração. O objetivo deve ser sempre gerar valor para empresa e seus negócios (AN). Valor esse que será atingido gerenciando bem os projetos (GP).

Eu continuo sendo um Analista de Negócios, que uso conhecimentos em GP, não gerenciando o Escopo do Produto e seus requisitos, mas prezando pelo prazo, custo e qualidade, comunicando-os ao cliente. Entendeu? Acho que não. Mas essa é a situação atual.

Forte Abraço!

Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

Fontes de Consulta:

http://www.iil.com/brasil/

http://www.theiiba.org/

Os desafios de montar uma empresa

Eu sei gente… é um assunto recorrente, muito bem citado: Como criar seu próprio negócio? Como administrar sua empresa? Como ganhar dinheiro na Internet? As perguntas são muitas. As respostas nem tanto.

Estou envolvido até o pescoço nesse mundo de criação de empresa. De um lado, minha querida esposa e sua loja de moda. De outro, meus amigos empreendedores que transformam idéias em negócios na área de TI. Luto para entrar na estatítica do SEBRAE de empresas que prosperam. Os desafios são muitos.

Com minha esposa, entro com o crédito. Isso eu já fazia, mas era roupas para ela . Agora é para seus clientes. Ela me devolve sem juros nenhum. A empresa é nova, tem muitos clientes à conquistar, mas depende muito da sazonalidade e do “bolso” deles. As ações estão sendo tomadas e os resultados positivos aparecerão. O desafio nesse caso é conversar mais sobre a gente que sobre o negócio. É inevitável, sempre tocamos no assunto de vendas. Estamos melhorando .

Com os amigos o desafio é outro: manter o profissionalismo. É bom quando todos têm a mente aberta e conseguem destinguir amizade das obrigações profissionais. Isso vale também para os sócios. Quando o empenho é maior somente de uma parte, se isso não foi acordado, o negócio tende a desandar. Outro desafio é ter uma visão comum. Não pensar do mesmo jeito, mas ter uma visão comum. Um mesmo objetivo. Chegar, após alguma discussão, a uma solução que agrade a todos, sem rescentimento.

Essa empresa, no que diz respeito a felicidade, está super bem. Todos temos paixão pelo que fazemos. Precisamos, lógico, de clientes e dinheiro. Vamos trabalhando de forma transparente para que isso aconteça e que façamos parcerias duradouras.

O mais importante desafio é conciliar as ações do trabalho fixo, com o empreendedor, com desenvolvimento profissional, com o relacionamento pessoal, familiar e financeiro. Tem horas que o bicho pega: Pare que eu quero descer! Mas esse pensamento passa, pois acredito que “Nós vamos vencer!”

Querem saber mais sobre as empresa?
Mi Modas – Com estilo: http://www.aondefui.com/2010/12/mi-modas-manaus/
Sopixel – O ponto é nosso. O resultado é seu.: http://www.sopixel.com.br

Forte Abraço!!

Como vender Programa?

Calma, não vai pensando que encontrou a fórmula mágica! Até porque ela não existe ou se existe está muito bem guardada. O objetivo do post é apresentar um exemplo de passos até o aceite de um programa.  Os conhecimentos foram desenvolvidos através de conversas com a equipe em meu local de trabalho e consulta a literatura de GP.

“Um programa é definido como um grupo de projetos relacionados gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente”
PMBOK, 4º Ed.

A principal dificuldade é conseguir “vender” uma visão comum para todas as partes do programa, ou seja, para os patrocinadores dos projetos. Até porque o programa vem para juntar o que há muito vinha separado, podendo compartilhar recursos e alinhamento com os objetivos estratégicos.

Projeto - Programa

Por onde começar? De baixo para cima ou de cima para baixo? (tempo para pensar).
Ok, começamos pelo meio. Vamos aos passos.

1) Conversa informal

Quando o cliente não vai até você, consiga uma oportunidade de conversa informal com ele, colete algumas informação e venda a sua idéia do programa. Siga em frente somente se tiver sucesso nesse passo. Ou seja, o cliente mostrou interesse e abriu as portas para você.

2) Definir objetivo

- Buscar as intersecções entre as diversas partes. O que cada um está fazendo que o outro pode utilizar? Para isso, exige uma série de entrevistas com as pessoas chaves de cada área, o que é muito difícil, pois determinadas pessoas são avessas a mudanças e não compartilham informações. Pra que mudar? Encontramos a primeira barreira!

Nós, como Analista de negócios ou Gerente de Projetos, temos que nos virar para coletar as informações e juntamente com o patrocinador começar a plantar a semente do programa: o seu objetivo.

3) Identificar os níveis

- Verifique os envolvidos em todos os níveis. Às vezes é melhor começarmos com a área técnica, pois eles já conhecem em parte o dia a dia de seus usuários, de acordo com cada tipo de empresa. Caso seja no Governo, o número de níveis pode ser bem maior.

4) Procurar aliados

- Diante da complexidade de níveis, quanto maior o número de aliados, melhor. Sem preconceito, mas preferindo as pessoas que tem influência no negócio.

5) Identificar ponto focal, representante do cliente.

- Onde todo mundo decide, não se chega a lugar nenhum. Essa pessoa deve convocar representante das áreas, participar das reuniões, organizar informações dos diversos setores e projetos, decidir e passar para o nível decisório acima. Nesse momento, não colete muitas informações, isso poderá ser feito após o aceite do programa.

6) Amadureçer as idéias

- Finalizado a coleta macro. É isso mesmo? Podemos seguir em frente? Os projetos listaram todas suas dificuldades? Os projetos conhecem como devem interagir e sabem dos benefícios de agir integrado? Nesse momento, os envolvidos devem estar alinhados, com um horizonte comum, falando a mesma língua.

7) Mapa mental de cada parte do programa

- Um mapa mental pode ser utilizado para apoiar a apresentação e entendimento das idéias, diante do objetivo central. Crie ramos para os projetos, indicando seu papel dentro do programa.

8) Entender o estado atual

- Sem perder muito tempo, relembre o cliente suas atividades fins, como elas estão sendo realizadas e algumas dificuldades de trabalhar isoladamente dos outros setores. A representação com uma Cadeia de Valor, através de uma figura, pode ajudar.

9) Definir onde chegar

- Diante do estado atual, proponha uma infraestrutura de funcionamento do modelo de negócio, indicando os benefícios do mesmo. Esboce um modelo de integração no qual todos devem estar alinhados. Uma figura com o cenário proposto pode ajudar.

10)  Liste a metodologia de trabalho

- O cliente precisa saber que o sucesso do Programa não tem uma fórmula mágica, mas um método de trabalho para atingir o objetivo traçado. Para o sucesso, a metodologia precisa ser seguida. E isso vale para as mudanças que podem aparecer.

11)  Desenvolver EAP (Estrutura Analítica de Projeto)

- Mostre os pacotes de trabalho, distribuidos entre as fases do programa. O cliente entenderá que muito trabalho deverá ser realizado (ou não), justificando assim um investimento no programa. O cliente deve perceber que você tem a organização necessária para a execução do programa, passso a passo.

12)  Apresentar… Armas!

- Diga a sua produtividade. Diga o que você oferece. Se possível, mostre casos de sucesso. Transmita confiança. Nesse momento o cliente deve entender que você é a solução para os problemas.

13)  Assinatura

- Apresente novamente, com o mesmo entusiasmo e com todos os aliados, para a pessoa que assina o programa. O patrocinador principal, aquele que investe o dinheiro. Torça por sua assinatura, oficializando o aceite.

Com o aceite da proposta, organize os documentos e padronize o acompanhamento dos projetos. Mantenha o patrocinador informado sobre a situação de todos os projetos do programa. O sucesso do programa vai depender do sucesso dos projetos que o compõe.

Bastante atenção para o gerenciamento de mudanças. Crie uma definição de quem poderá solicitar/aprovar as mudanças, deixando claro o impacto da mesma para o projeto e conseqüentemente para o programa.

Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

Mandamentos para revolução dos processos | Portal HSM

Excelente texto sobre Mapeamento de Processo.

Fonte: Mandamentos para revolução dos processos | Portal HSM.

Autor: Paulo Antônio de Almeida*

Como sobreviver num mercado corporativo e manter a competitividade? Esta é a grande preocupação das empresas, que vivem hoje um novo momento: a revolução dos processos. Assim como foi a globalização e a onda da reengenharia, para sobreviver nesta nova era as companhias precisam atentar para a gestão de seus profissionais a fim de evitar perdas e gastos desnecessários seguindo, assim, alguns mandamentos.

O primeiro mandamento é não confundir “atividade” com “processo”. A atividade reflete o trabalho isolado de cada indivíduo da organização, enquanto que o processo descreve como a organização funciona –ou como ela deveria funcionar– para atingir seus objetivos de negócio. Outro mandamento importante é a de que os profissionais têm de compreender que os cargos podem não refletir exatamente as funções de maneira inflexível. Atualmente, a denominação do cargo pode ser apenas uma classificação para fins de remuneração e natureza profissional. Já as funções visam identificar o verdadeiro trabalho que o funcionário deve executar, bem como a capacidade dele para tal. Nessa linha de raciocínio, há mais um aspecto relevante: o de que os profissionais devem desempenhar mais de um papel, mesmo que por causa disso tenham que dividir o seu tempo entre diferentes papéis.

A revolução dos processos exige também que o funcionário comece a ver a empresa de duas formas: a visão tradicional, a partir do organograma e níveis hierárquicos existentes, e outra, a partir da cadeia de valor, identificando os process owners de cada processo existente nessa cadeia. Esta visão permite que o funcionário veja a tecnologia como meio para prover melhoria e aprimoramento do trabalho e não simplesmente pelo modismo de usar novas ferramentas e dispositivos tecnológicos. Para isso, a empresa deve ser uma grande rede de atividades, cada qual colaborando mutuamente a fim de atingir os objetivos de negócio traçados pela alta direção.

Para se ter sucesso nessa nova revolução, é necessário que o funcionário abandone idéias anteriores, traumas e fracassos do passado. É preciso, assim, que cada qual se comprometa totalmente com as inovações e as reestruturações implementadas. A visão por processos exige que cada funcionário da empresa trabalhe na filosofia cliente-fornecedor interno, alternando esses estados, onde, no papel de cliente, o funcionário deve exigir qualidade, eficiência e integridade nos serviços realizados pelos seus fornecedores. E, por outro lado, no papel de fornecedor, o funcionário deve se esforçar ao máximo para garantir tudo aquilo que os clientes internos necessitarem.

Treinamento Comportamental – Você já fez?

São muitos os anúncios de treinamento ou palestras cujo tema é o comportamento humano. Eu, particularmente, era um pouco cético referente a esses treinamentos. Achava que era para “encher linguiça” (E uns são!). Mas tive uma surpresa positiva.

Recentemente, por iniciativa da empresa que trabalho, participei de um treinamento de 8 horas: ATITUDE – Vencedores e Perdedores – Aly Buddauhy – Business Center Treinamentos. E foi excelente! Muito importante para entender melhor o nosso cotidiano e os conceitos envolvidos com o sucesso e fracasso do ser humano. Por exemplo: “Sucesso – realização sucessiva de um sonho válido” e o “Triangulo do Equilíbrio – Trabalho, Família e Espiritualidade”. O Palestrante, com exemplos reais de nossa vida, conseguia prender a atenção do público e explicar a sua visão de porque algumas pessoas conseguem ter sucesso e outras fracassam (“fracasso – É o resultado final da somatória de vários erros”).

O que para alguns parece obvio, foi o que considerei o mais importante. Tudo depende de sua Atitude. Você tem seu próprio controle, e você quem decide para quem você irá ceder o controle de sua vida. O autoconhecimento. Ninguém é capaz de humilhar você, você é que se sente humilhado. Saber utilizar sua balança emocional: preço e prêmio. Vale a pena eu seguir esse caminho ou não? A resposta já existe, basta você saber fazer a pergunta. Os vencedores geram resultados e não desculpas, e os perdedores geram desculpas e não resultados. Entre outras frases impactantes ditas pelo palestrante.

Acredito que o desejo da empresa é que o funcionário aplique esses conceitos em prol da melhoria de seu ambiente de trabalho. E nós em  nossas vidas.

Por conseguinte, quando a empresa escolher você para esse treinamento, não pense que será uma repetição do que você já sabe. Todos nós somos alunos. Sempre. Aproveite a oportunidade e troque idéias com o palestrante e colegas. Esticar-se… Agora! Sem mais desculpas!

“A razão do vencedor é a desculpa do perdedor.”

Site do Palestrante: www.semmaisdesculpas.com.br

Forte Abraço!

Mapeamento de Processos – Cadeia de Valor

Seguindo o assunto Mapeamento de Processos, primeiramente vamos verificar o conceito de cadeia de valor, apenas a titulo de conhecimento. Segundo Poter, cadeia de valor:

“desagrega uma empresa nas suas atividades de relevância estratégica para que se possa compreender o comportamento dos custos e as fontes existentes e potenciais de diferenciação”

Diante da definição acima, podemos entender o porquê do conceito de cadeia de valor está inserido no universo de mapeamento de processo: atividades. A seqüência de atividades pode gerar um processo dentro da empresa.

Na cadeia de valor, os processos não são independes, mas sim inter-dependentes, organizados de forma a atender a geração de um produto ou serviço após sua execução.

Por Exemplo:

Macro Processo: Prestar serviços -> Processo: Prover serviços de TI
Macro Processo: Gerir processos corporativos -> Processo: Gerir Marketing -> Definir segmentação de Clientes

Exemplo - Cadeia de Valor

Cada processo acima pode gerar um diagrama de objetivos, informando o que pretende-se atingir naquele processo, assunto já citado aqui no Blog.

A granularidade dos níveis dentro de um macro processo dependerá da necessidade do negócio ou da complexidade de cada processo.

É interessante que, após a criação e documentação da cadeia de valor, a mesma seja divulgada amplamente pela empresa, visando um entendimento comum do impacto que cada um tem sobre o processo gerado e sobre o objetivo empresarial.

Por conseguinte, deve-se perceber a importância do relacionamento entre os “setores” da empresa e seus devidos processos. Cada um deverá ter não somente a visão de suas tarefas, mas sim do elos de ligação dos processos que irão gerar valor para a empresa.

A definição da cadeia de valor é um importante passo para o mapeamento do processo empresarial.

Forte Abraço!

Post Publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

Teste – Sequencia de Planejamento Rita Mulcahy

Como parte do preparatório para certificação PMP, foi recomendado DECORAR a sequencia de atividades realizada dentro do processo de Planejamento do livro da Rita Mulcahy. Pois na prova sempre cai perguntas sobre o que vem depois, ou antes, de cada atividade.

“- O GP finalizou os requisitos. O que vem depois?”

Não cabe aqui questionar se todo projeto do “mundo real” deva ter todas as atividades mencionadas, mas para o PMI sim. E como o que vale para a prova é o que o PMI indica, então, vamos decorar.

Visando exercitar essa memorização, desenvolvi uma planilha teste em Excel 2007 no qual você indica o seqüenciamento e pede para corrigir. Será exibida uma célula em azul caso você acerte e vermelha caso você erre. Mas infelizmente não consegui colocar no site para Download, por isso, caso tenha interesse, solicite por e-mail.

Planilha teste Planejamento – Rita Mulcahy

Para você que não irá fazer a prova mas deseja saber o que a Rita recomenda na fase de planejamento, fique a  vontade para seqüenciar as atividades e vê se está de acordo.

Lembro que a planilha não é nada sofisticada, é apenas para exercitar. Se apresentar algum erro, favor informar.

Forte Abraço!

Publicado simultaneamente em Qualidade Manaus

Mapeamento de Processos – Diagrama de Objetivos

Sempre considerei interessante o assunto Mapeamento de Processo, e sei que o mesmo é de fundamental importância para o entendimento do funcionamento de uma empresa ou para o desenvolvimento de um novo sistema. Devido a isso, sempre que possível, irei abordar o tema no blog.

Dentro das tarefas de Mapear Processo, existe a fase de definir os objetivos a serem atingidos pela realização dos processos. A representação chama-se de Diagrama de Objetivos. Para cada objetivo podem ser definidos fatores necessários para alcançá-lo.

Exemplo - Diagrama de Objetivos

Algumas dicas:

- Usar palavras que expressam o que se deseja alcançar. Exemplos: Reduzir, Aumentar, garantir.
- Todo objetivo criado deve estar associado a pelo menos um processo.

A geração do diagrama de objetivo vem após a definição da cadeia de valores da empresa e irá guiá-lo por todo o mapeamento do processo. Por isso, muita atenção na descrição dos mesmos.

Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.