Planilha de Emissão de Proposta

Para quem trabalha com vendas, grande parte do seu dia a dia é dedicado a emissão de proposta de serviço/produto. É nela que o vendedor oficializa o oferecimento de produtos de sua empresa.

Apesar de sua importância, muitas empresas não possuem uma ferramenta ágil que permitem a emissão das propostas.

Para auxiliar nesse tarefa, proponho aqui uma planilha excel (acho que todos perceberam que me amarro em planilhas!) que poderá ajudá-lo enquanto não se tem um sistema destinado a essa operação.

A planilha contém:

1) Tabela de Preço: onde você adiciona seus produtos, com um código único, descrição, unidade e valor.

2) Planilha de proposta: Possui campos destinados a preencher o código da proposta, o nome do cliente, endereço, nome do contato e telefone.

A parte mais interessante fica por conta da planilha de produtos. Nela, você apenas seleciona o código do seu produto (coluna COD) e a planilha, através da função PROCV do excel, trás todas as informações do seu produto.  A outra informação a ser inserida por você é a quantidade a ser vendida (Coluna Quantidade).

Feito isso, a planilha calcula o total por produto e o total geral.

Após o trabalho braçal, basta imprimi-la e torcer para que o cliente assine. De brinde, coloquei um botão que ativa uma macro para “limpar” a planilha.

Essa planilha se adequa a qualquer tipo de produto ou serviço. Vai vender salgadinhos? pode usar a planilha!!

Lembre-se: essa planilha é apenas uma apoio para a emissão (impressão) de propostas. Um sistema para essa finalidade é de fundamental importância para medir o seu desempenho em vendas: quantidade de propostas emitidas; total em valor das propostas emitidas; total em valor das propostas rejeitadas; quais os produtos mais vendidos; Quantos produtos já foram vendidos. E por aí vai.

Fiquem a vontade para propor melhorias.

Download da Planilha

Forte Abraço!!
Post publicado simultaneamente em Qualidade Manaus.

Os desafios de montar uma empresa

Eu sei gente… é um assunto recorrente, muito bem citado: Como criar seu próprio negócio? Como administrar sua empresa? Como ganhar dinheiro na Internet? As perguntas são muitas. As respostas nem tanto.

Estou envolvido até o pescoço nesse mundo de criação de empresa. De um lado, minha querida esposa e sua loja de moda. De outro, meus amigos empreendedores que transformam idéias em negócios na área de TI. Luto para entrar na estatítica do SEBRAE de empresas que prosperam. Os desafios são muitos.

Com minha esposa, entro com o crédito. Isso eu já fazia, mas era roupas para ela . Agora é para seus clientes. Ela me devolve sem juros nenhum. A empresa é nova, tem muitos clientes à conquistar, mas depende muito da sazonalidade e do “bolso” deles. As ações estão sendo tomadas e os resultados positivos aparecerão. O desafio nesse caso é conversar mais sobre a gente que sobre o negócio. É inevitável, sempre tocamos no assunto de vendas. Estamos melhorando .

Com os amigos o desafio é outro: manter o profissionalismo. É bom quando todos têm a mente aberta e conseguem destinguir amizade das obrigações profissionais. Isso vale também para os sócios. Quando o empenho é maior somente de uma parte, se isso não foi acordado, o negócio tende a desandar. Outro desafio é ter uma visão comum. Não pensar do mesmo jeito, mas ter uma visão comum. Um mesmo objetivo. Chegar, após alguma discussão, a uma solução que agrade a todos, sem rescentimento.

Essa empresa, no que diz respeito a felicidade, está super bem. Todos temos paixão pelo que fazemos. Precisamos, lógico, de clientes e dinheiro. Vamos trabalhando de forma transparente para que isso aconteça e que façamos parcerias duradouras.

O mais importante desafio é conciliar as ações do trabalho fixo, com o empreendedor, com desenvolvimento profissional, com o relacionamento pessoal, familiar e financeiro. Tem horas que o bicho pega: Pare que eu quero descer! Mas esse pensamento passa, pois acredito que “Nós vamos vencer!”

Querem saber mais sobre as empresa?
Mi Modas – Com estilo: http://www.aondefui.com/2010/12/mi-modas-manaus/
Sopixel – O ponto é nosso. O resultado é seu.: http://www.sopixel.com.br

Forte Abraço!!

Sistema CRM Empresa de Uniformes Profissionais – Passo 3

O Passo 1 e Passo 2 trataram dos assuntos relacionados ao entendimento da organização (fabricação e vendas de uniformes profissionais) e da maneira utilizada para segmentar os clientes. Bases de clientes foram criadas: à desenvolver, à conquistar e à recuperar. Cada consultor da empresa tem suas bases e trabalham em cima dela durante todo o mês, atualizando-a diariamente com ações e interações.  Para um bom relacionamento com o cliente, o consultor necessita de informações atualizadas, confiáveis e com integridade, podendo acessá-las de maneira rápida. Como gerenciar tanta informação? A tecnologia da informação aplicada ao negócio entra como um forte aliado para essa necessidade empresarial. Esse post apresenta a implantação de um módulo de sistema CRM (r.henell CRM) utilizado na gestão do relacionamento com o cliente, visando suprir as necessidades apresentadas anteriormente.

A tela principal do sistema apresenta a principais informações para o administrador (ou Diretor). Ela é adequada para cada perfil: Consultor ou Diretor. Nela você pode verificar a lista de clientes, a base e consultor a que a mesma pertence, interações e ações realizadas. As interações são o que o consultor fez com o cliente: contato telefônico, visita, data, assuntos relevantes. Já as ações podem ser entendidas como tarefas atribuídas pelo diretor para cada consultor, com prazo e status de realização.

Tela principal - CRM

Cadastrar Cliente

O cadastro de cliente não pode ter somente aquelas informações básicas (Nome, CNPJ, Endereço, Fone, etc) , mas sim informações relevantes para vendas, tais como número de funcionários, produtos de interesse, característica principal, principais produtos adiquiridos, de acordo com os interesses da empresa. Esse cadastro deve ser constantemente atualizado.

Interações com o cliente

Cada consultor irá interagir com sua base, com a possibilidade de adicionar contato, verificar histórico de interações e ações. A utilidade do sistema irá depender dessa inserção de informações. Caso elas sejam pouco importantes não vai adiantar de nada a utilização do sistema. Texto como “Visita realizada” é muito vago! O consultor deve utilizar o sistema como uma segunda memória: “Visita realizada, o cliente reclamou da demora, exigiu mais atenção no próximo pedido, mudou a logomarca da empresa, o orçamento deve ser refeito”. Essas últimas informações são valiosas para geração de relatórios e análises, tanto para o consultor como para o Diretor.

Lista de Ações

O sistema deve reunir essas informações em uma fonte de dados única e disponibilizá-la de maneira confiável e rápida. Para isso, tecnologia é o que não falta:  DataWarehousing, BI, ERP, DataMining. Mas não podemos esquecer o fator humano.

Não sei se vocês perceberam, mas esse passo (implantar o sistema) não é o final do CRM! Isso envolve muitos outros módulos e talvez não tenha um fim: é algo em constante evolução.

Cheguei ao final do projeto bastante feliz! Duas semanas antes da apresentação a minha orientadora perguntou se eu estaria satisfeito em somente passar na disciplina e eu respondi que sim. Mas nas últimas semanas, dei um “gás” no projeto! Precisava ver a cara de surpresa da Professora (não tem preço!). O Projeto foi um sucesso! Professora Elaine Harada, muito Obrigado! Agradeço também ao Augusto César da empresa Bicho da Seda, por todo conhecimento compartilhado.

Forte Abraço!

CRM-Empresa de Uniformes Profissionais – Passo 2

Após entender o processo geral de funcionamento da empresa (passo 1), vamos focar no setor de vendas e marketing, verificando ações para fidelizar clientes e conquistar novos.
A segmentação de clientes, com sua simplicidade, é um ótimo começo na construção de um bom relacionamento com o cliente. Você escolhe um parâmetro (vendas, produtos, número de funcionários, etc.) e categoriza o cliente em seus segmentos.
No nosso caso, cliente não é só quem compra, mas quem poderá comprar também.
Formação da “Base de clientes por consultor“: a recuperar (clientes que não compram há um ano), a desenvolver (cliente ativos) e a conquistar (prospects, possíveis clientes). Como um relacionamento não pode ser visualizado pelo simples fato de comprar e não comprar, novas informações sobre a característica do cliente podem ser relavantes, como por exemplo:
1) Compra muito, sendo produtos baratos?
2) Compra pouco, sendo produtos caros?
3) Compra poucas vezes, sendo em grande quantidade?
4) Período de compra?
5) Maiores produtos (cor, tipo de tecido, bordado) consumidos?

Para os cliente da base a recuperar, por exemplo:
1) Por que o cliente deixou de comprar: falência? mudança de fornecedor? preço? Prazo de entrega? Erro?
Gerando assim respostas para recuperar o valioso cliente.

As respostas a essas perguntas, de maneira rápida e precisa, preparam o consultor antes da visita ao cliente, o mesmo decidindo qual a melhor abordagem a ser utilizada para cada um.

Diariamente o consultor insere informações sobre sua visita, bem como os resultados obtidos na mesma, o que permite um acompanhamento do relacionamento por ele e pelos interessados (diretores, consultores, clientes).
Essas informações devem estar disponibilizada para os tomadores de decisão da empresa. É nesse momento que o sistema de CRM entra em ação! Assunto do nosso próximo post.

Confira o projeto do Sistema – Passo 3

Forte abraço!

CRM-Empresa de Uniformes Profissionais – Passo 1

Os seguintes posts irão relatar a experiência no desenvolvimento do projeto final do curso de Ciência da Computação (UFAM), finalizado em 2006, cujo título foi “Tecnologia aplicada a negócios com ênfase no desenvolvimento de um módulo de sistema CRM de apoio a vendas”, tendo como base uma empresa de fabricação de uniformes profissionais (www.bds.com.br). O projeto na referida empresa foi utilizado para fins educativos.

O segmento de uniformes profissinais vem crescendo ao longo dos anos devido ao surgimento de novas leis trabalhistas que tornam obrigatório a utilização de uniformes profissionais, EPIs, dentre outros, no ambiente de trabalho. Onde fica mais perceptivo a utilizaçãode uniformes são nas empresas de construção civil e serviços gerais, bem como nas empresas que trabalham com processo de fabricação de produtos.

Certo da existência de várias fábricas de uniformes profissionais, cada empresa utliza suas ferramentas para manter-se na frente das outras na batalha do mercado, buscando constantemente vantagens competitivas. Dentro dessa necessidade, surge a metologia do CRM (Customer relationship management), que visa, resumidamente, fidelizar, reter clientes. E a tecnologia da informação é um forte aliado para a implantação e disseminação do CRM.

O primeiro passo seria mapear a estrutura geral do processo da empresa, identificando pontos chaves que poderão ser alterados. Algumas perguntas a serem realizadas são:
1) Como é registrado as ações sobre um cliente?
2) A empresa possui um local de registro de informações? como isso é feito?
3) Todos os setores (financeiro, marketing, rh, loja, contabilidade, telemarketing) tem acesso fácil as informações do cliente?
4) Os usuários estão armazenando informações relevantes?
5) Os papéis estão bem definidos? O processo?

O cliente é o reponsável pela entrada do dinheiro! Por isso ele aparece constantemente nas perguntas acima. E essas, dentre outras mais, são cruciais na definição de implatação de um software CRM ou ERP (Enterprise Resource Planning). Caso o processo da empresa não esteja bem definido, não vai ser a tecnologia que irá defini-lo. Os gestores devem enterder que é a tecnologia que imita os processos e pessoas, e não o inverso.

Os próximos posts irão relatar os passos para a implantação de um módulo de sistema CRM de apoio a vendas, bem como enumerar algumas diferenças entre sistema ERP e CRM.

Confira o Passo 2.

Forte Abraço!