Planilha de Emissão de Proposta

Para quem trabalha com vendas, grande parte do seu dia a dia é dedicado a emissão de proposta de serviço/produto. É nela que o vendedor oficializa o oferecimento de produtos de sua empresa.

Apesar de sua importância, muitas empresas não possuem uma ferramenta ágil que permitem a emissão das propostas.

Para auxiliar nesse tarefa, proponho aqui uma planilha excel (acho que todos perceberam que me amarro em planilhas!) que poderá ajudá-lo enquanto não se tem um sistema destinado a essa operação.

A planilha contém:

1) Tabela de Preço: onde você adiciona seus produtos, com um código único, descrição, unidade e valor.

2) Planilha de proposta: Possui campos destinados a preencher o código da proposta, o nome do cliente, endereço, nome do contato e telefone.

A parte mais interessante fica por conta da planilha de produtos. Nela, você apenas seleciona o código do seu produto (coluna COD) e a planilha, através da função PROCV do excel, trás todas as informações do seu produto.  A outra informação a ser inserida por você é a quantidade a ser vendida (Coluna Quantidade).

Feito isso, a planilha calcula o total por produto e o total geral.

Após o trabalho braçal, basta imprimi-la e torcer para que o cliente assine. De brinde, coloquei um botão que ativa uma macro para “limpar” a planilha.

Essa planilha se adequa a qualquer tipo de produto ou serviço. Vai vender salgadinhos? pode usar a planilha!!

Lembre-se: essa planilha é apenas uma apoio para a emissão (impressão) de propostas. Um sistema para essa finalidade é de fundamental importância para medir o seu desempenho em vendas: quantidade de propostas emitidas; total em valor das propostas emitidas; total em valor das propostas rejeitadas; quais os produtos mais vendidos; Quantos produtos já foram vendidos. E por aí vai.

Fiquem a vontade para propor melhorias.

Download da Planilha

Forte Abraço!!
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Exemplo Planilha Acompanhamento de Vendas

Há algum tempo, tive a oportunidade de trabalhar como Analista de Vendas em uma empresa de Uniformes Profissionais. E para quem trabalha com vendas, sabe que a cobrança é diária:

- Precisamos bater a meta!
- Temos que vender mais!
- Qual a porcentagem de aumento com relação ao mês passado?
- Por que tal dia vendeu pouco?
- E por aí vai…

Sem falar que muitas vezes a comissão do vendedor depende do volume de vendas e superação da meta.

Atualmente, o software de vendas que se preze gera todo o tipo de gráfico e estudo. Afinal, estamos na era do Data Warehouse, Business Intelligence, CRM, etc. Mas, para você, mero mortal , que cuida de sua loja, de seu comércio, de seu departamento, que deseja saber como anda a venda diária e compará-la com o planejado, proponho aqui um exemplo simples de acompanhamento, feita no nosso famoso Excel.

Planilha - Acompanhamento diário

A única necessidade será inserir o valor de sua meta mensal, fazendo a planilha distribuir diariamente (coluna Planejado Base) o quanto você precisa vender cada dia para atingir sua meta. O próximo passo é lançar o valor realizado de vendas diariamente e fazer o acompanhamento, motivando sempre sua equipe caso a tendência não seja tão positiva assim.

Você poderá acompanhar:

- Tendência a Realizar: Valor final, caso você continue vendendo o que planejou diariamente.
- Planejado Futuro: a partir da última data de lançamento, quanto você deverá vender diariamente para atingir sua meta no final.
- Gráfico: Acompanhamento Acumulado e Acompanhamento diário.

Acumulado - Vendas

Acompanhamento Diário - Vendas

É claro que existe uma infinidade de maneira de estudar o que os números indicam, esse foi apenas uma delas.

Até aproxima.

Forte Abraço!

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A Assombração chamada Qualidade

Ao aceitar o convite do meu amigo Daniel Goettenauer, para compor o site Qualidade Manaus, fiquei bem preocupado, principalmente pelo nome “Qualidade”. Quem nunca foi “Assombrado” pela palavra Qualidade? Seja de software, projeto ou produto. A qualidade para mim é a mesma para você? Quem garante que o produto tem qualidade? Por essas e outras perguntas que fiquei bem preocupado.

Mas ao longo desse tempo acabei percebendo que a qualidade está envolvida em grande parte do Posts publicados aqui. Sem um bom gerenciamento o software não sai como o especificado, com custo e prazo definido. Não que o bom gerenciamento seja um pré-requisito para a Qualidade do produto (tá vendo como é complicado?!). Testes de software: “caçar” o que está errado; onde aparece o erro; qual fase do processo é mais problemática; realizar inspeção. E a partir dessas informações (números!) aprimorar todo o nosso processo. Parece fácil né? Né não! Para atingir isso, muitas vezes é necessário a utilização de diversas ferramentas. Desde um editor de texto até softwares de simulação. Tudo isso em busca da tão desejada Qualidade!

Em: http://ist.psu.edu/courses/fa03/ist412/LectureNotes/quality.pps tem um resumo bacana sobre a visão do autor sobre qualidade.  Um dos slides (Process Quality), contem a seguinte figura:

Processo de Qualidade

Achei bem interessante e clara a maneira resumida de gerenciar a qualidade proposta pelo autor. Bem resumida mesmo! Pois cada parte dessa poderá ser destrinchada em várias outras, gerando outros processos. Como perceberam, parece inevitável falar de qualidade sem mencionar a palavra Processo. Ele surge na tentativa de “controlar”, de entender o que fazer para atingir um objetivo. Afinal, teremos que saber como medir a qualidade? Quais atributos devo me preocupar? Quais indicadores posso utilizar? Onde devo fazer o controle? Qual o número máximo de inspeções?

Essas e outras perguntas deverão ser respondidas pelo gestor do processo. Mas lembre-se: não é porque o processo foi definido que o mesmo não possa ser melhorado. Ele deve se adequar as necessidades da empresa, passando por revisões periódicas.

Muitos acreditam que basta seguir o que está definido no processo que o produto irá sair com qualidade. Outros acham que o processo, e seus procedimentos, só vem para burocratizar o meio de campo. Eu, para variar, acredito que o meio termo é o que vale. Não podemos amarrar e nem liberar muito. Temos que saber o quê, como, quando e porquê determinada situação apareceu no processo, para assim, poder agir sobre ele.

É, pelo que tudo indica, perdi o receio de falar sobre Qualidade. Mas isso não significa que ela deixará de me assombrar!

Forte Abraço!

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Ferramenta Free – Gerenciamento de Projetos

Por falta do grande e poderoso MSProject, fui em busca de uma ferramenta para auxilinar no acompanhamento do Projeto: lançar tarefas, verificar recursos, precedência, responsáveis, etc. Por indicação de um amigo, acabei baixando o GanttProject.

O mesmo funciona utilizando o Java como plataforma, bem fácil de instalar, leve e intuitivo. E acima de tudo Free.

GanttProject - Free

É claro que ainda falta muita coisa para a mesma ser completa, mas é muito melhor que lançar as tarefas usando o Excel (nada contra!).

Quem souber de alguma outra, fique a vontade para deixar seu comentário.

Forte Abraço!

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Vba- Alterar cabeçalho Word, Excel e PowerPoint

Apesar de trabalhar, também, com desenvolvimento, dificilmente escrevo algo sobre programação. Vou quebrar essa regra. Recentemente, houve necessidade aqui no trabalho em realizar a alteração dos documentos Word, Excel e PowerPoint, adicionando uma figura (logomarca da empresa) no cabeçalho ou slide mestre e adicionar um texto também.

O passo normal seria abrir cada documento, acessar seu cabeçalho, fazer as alterações e salvar. Para um documento não teria problema… Mas para vários o trabalho seria árduo.

Como tratava-se de uma tarefa repetitiva, decidi então pensar em macros no excel para realizar esse trabalho por mim. Comecei a caçar na Internet. Parte daqui, parte dali e montei a solução aqui descrita. Com certeza ela não é a melhor ou mais correta , mas vai poupar um bocado de tempo de quem for fazer o trabalho.

Macro Vba para o Word, Excel e PowerPoint:  Vba-Macro-Word-Excel_PowerPoint

No documento Excel eu criei um botão para chamar um form. No form tem botões para chamar as funções acima.

Com essas macros no excel o usuário irá selecionar um documento para efetuar a alteração, a macro irá fazer o trabalho para ele.

Forte Abraço!

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Exemplo – Apresentação Projeto de Software

Após ciclos e ciclos entre planejamento e execução de tarefas, durante todo o projeto, chegou o momento de você apresentá-lo para um público maior de pessoas. Os stakeholders já sabem como o sistema está. Normalmente eles imaginam que seria a melhor solução… mas a outra ponta (operacional), será que pensa o mesmo? Devido a isso a apresentação do projeto do sistema é de fundamental importância para o fechamento com chave de ouro.

Partindo dessa premissa, o que colocar em seus slides? Muita coisa? muito texto? Figuras? Eu, recentemente, fiz uma apresentação do projeto e compartilharei aqui a maneira que realizei. Lembro que isso varia de projeto para projeto e do público a quem se destina.

Primeiramente escolha um modelo de slide com cores mais suaves, nada muito impactante, que pode cansar a vista do participantes.

Slide 1 - Título do Projeto

1) Primeiro slide: Nome do projeto, Equipe responsável, Data e Classificação. Observações: é preferível colocar o nome da equipe Tecnologia da Informação, por exemplo, ao invés de colocar somente o nome de uma pessoa. Afinal, foi um trabalho em equipe; Classificação: indicará se a informação é somente interna ou se pode ser divulgada externamente, deixando os ouvintes atentos com a segurança da informação. Exemplo de classificação: pública, privada, secreta, etc.

2) Segundo slide: deve ser descrito o objetivo do sistema a ser apresentado. Adicionar uma figura facilita a explicação do funcionamento do sistema.

Slide 2 - Proposta do Projeto

3) Terceiro slide: deve ser descrito os benefícios esperados com a utilização do software. Tenha segurança e embasamento para explicar cada um deles. Afinal, os usuários deixarão algum outro método para trás, por isso devem saber o por quê de estar deixando. Por exemplo:

• Centralização de informações
• Acesso Web
• Segurança
• Redução de erros
• Acompanhamento on-line das informações
• etc.

4) Quarto slide: informar o processo de utilização do sistema, mas com a visão do negócio. Interessante informar como será o passo a passo, antes de apresentar o sistema em si. Uma das grandes dificuldades em utilizar um sistema é não saber pra que ele serve e como eu vou utilizá-lo em meu benefício.

Processo do Sistema (exemplo)

Nesse momento o usuário começa a “se enxergar” dentro do sistema, sabendo onde ele é importante.

5) Quinto/Sexto slides: O sistema pronto. Capturar algumas telas do sistema, mostrando a função de cada uma, dentro do processo informado no slide quatro. Talvez caiba até um rápido treinamento, mostrando as facilidades, etc.

6) Sétimo slide: Relatórios -> mostrar o resultado através de relatórios (gráficos) do sistema, indicando que a participação de todos é importante para a correta geração das informações. Torça para que eles se animem com os relatórios!!

Agora, é só esperar os aplausos!

Post publicado “simultaneamente” em Qualidade Manaus.

Forte abraço!

De Desenvolvedor para Gerente de Projetos: Quebrando vínculos

A área de desenvolvimento de software é realmente apaixonante (pelo menos pra mim). Por que será? Talvez pelo simples fato de ver o resultado acontecer a cada linha de código gerado. Passei por ela uma parte da minha, ainda curta, vida profissional. Com a busca constante por resultado para empresa e o foco no negócio, acabei me envolvendo em uma área não menos apaixonante: Gerenciamento de Projetos. E agora: como quebrar esse vínculo? Será preciso quebrar?

Em “Multiprojetos e Multifunções: Como gerenciá-los?” tratei do tema no qual cada profissional acaba desempenhando várias funções em diferentes projetos. Apesar de ser interessante saber de tudo um pouco em seu trabalho, acredito que cada um deva ter uma determinada especialização, um “xodó”, na qual ele responda com confiança as questões propostas. O fato é que não conseguimos ser bom em tudo e devemos ser conscientes disso. O bom senso é fundamental: participe naquilo que você acha que irá agregar valor! Não simplesmente para tentar mostrar ser uma pessoa participativa.

Deixar com que outras pessoas “tomem decisões” ou escolham métodos que antes você dominava é uma parte difícil, mas um “mal” necessário. Você não consegue acompanhar toda a evolução tecnológica. O importante é pensar que tem oportunidade para todos. Agarre aquela que você mais se identifica! Mas não se esqueça da antiga área, não quebre esse vínculo! Apenas filtre mais as informações, o suficiente para que o seu trabalho seja executado bem. Afinal, para planejar e gerenciar um bom projeto de sistema é interessante que você saiba fatores relevantes de desenvolvimento de software.

Por conseguinte, utilize o conhecimento adquirido em antigas áreas (desenvolvedor) em prol de atingir o prazo, custo e qualidade estimada (Gerente de Projetos). Deixe com que as pessoas tomem as decisões nas áreas que elas dominam. E gerencie bem a sua área!

Forte Abraço!

Post Publicado simultaneamente em Qualidade Manaus

Sistema CRM Empresa de Uniformes Profissionais – Passo 3

O Passo 1 e Passo 2 trataram dos assuntos relacionados ao entendimento da organização (fabricação e vendas de uniformes profissionais) e da maneira utilizada para segmentar os clientes. Bases de clientes foram criadas: à desenvolver, à conquistar e à recuperar. Cada consultor da empresa tem suas bases e trabalham em cima dela durante todo o mês, atualizando-a diariamente com ações e interações.  Para um bom relacionamento com o cliente, o consultor necessita de informações atualizadas, confiáveis e com integridade, podendo acessá-las de maneira rápida. Como gerenciar tanta informação? A tecnologia da informação aplicada ao negócio entra como um forte aliado para essa necessidade empresarial. Esse post apresenta a implantação de um módulo de sistema CRM (r.henell CRM) utilizado na gestão do relacionamento com o cliente, visando suprir as necessidades apresentadas anteriormente.

A tela principal do sistema apresenta a principais informações para o administrador (ou Diretor). Ela é adequada para cada perfil: Consultor ou Diretor. Nela você pode verificar a lista de clientes, a base e consultor a que a mesma pertence, interações e ações realizadas. As interações são o que o consultor fez com o cliente: contato telefônico, visita, data, assuntos relevantes. Já as ações podem ser entendidas como tarefas atribuídas pelo diretor para cada consultor, com prazo e status de realização.

Tela principal - CRM

Cadastrar Cliente

O cadastro de cliente não pode ter somente aquelas informações básicas (Nome, CNPJ, Endereço, Fone, etc) , mas sim informações relevantes para vendas, tais como número de funcionários, produtos de interesse, característica principal, principais produtos adiquiridos, de acordo com os interesses da empresa. Esse cadastro deve ser constantemente atualizado.

Interações com o cliente

Cada consultor irá interagir com sua base, com a possibilidade de adicionar contato, verificar histórico de interações e ações. A utilidade do sistema irá depender dessa inserção de informações. Caso elas sejam pouco importantes não vai adiantar de nada a utilização do sistema. Texto como “Visita realizada” é muito vago! O consultor deve utilizar o sistema como uma segunda memória: “Visita realizada, o cliente reclamou da demora, exigiu mais atenção no próximo pedido, mudou a logomarca da empresa, o orçamento deve ser refeito”. Essas últimas informações são valiosas para geração de relatórios e análises, tanto para o consultor como para o Diretor.

Lista de Ações

O sistema deve reunir essas informações em uma fonte de dados única e disponibilizá-la de maneira confiável e rápida. Para isso, tecnologia é o que não falta:  DataWarehousing, BI, ERP, DataMining. Mas não podemos esquecer o fator humano.

Não sei se vocês perceberam, mas esse passo (implantar o sistema) não é o final do CRM! Isso envolve muitos outros módulos e talvez não tenha um fim: é algo em constante evolução.

Cheguei ao final do projeto bastante feliz! Duas semanas antes da apresentação a minha orientadora perguntou se eu estaria satisfeito em somente passar na disciplina e eu respondi que sim. Mas nas últimas semanas, dei um “gás” no projeto! Precisava ver a cara de surpresa da Professora (não tem preço!). O Projeto foi um sucesso! Professora Elaine Harada, muito Obrigado! Agradeço também ao Augusto César da empresa Bicho da Seda, por todo conhecimento compartilhado.

Forte Abraço!

Por que estudar Sistemas Operacionais?

Há uns três meses atrás, quando ainda dava aula da disciplina Sistemas Operacionais, um aluno me perguntou: “- Professor, por que estudar sistemas operacionais? Não era pra gente tá aprendendo sobre Windows e Linux?”. Isso me fez lembrar as minhas aulas (Prof. João Marcos) no tempo de faculdade no curso de Ciência da Computação na UFAM , que se chamava Processamento de Dados, que é muito parecido com Engenharia da Computação, que agora tem Sistemas de Informação… Enfim! Lembrei do que aprendi naquela situação e também não entendia muito o porquê de estudar os conceitos de SO.

Essa percepção foi amadurecendo com o tempo e hoje, com certeza, sem entender os conceitos de SO, não seria um bom profissional da área de sistemas. Como não queria que o meu querido aluno demorasse a perceber isso, tentei explicar. Parte da conversa:

- O sistema operacional é um dos sistemas mais complexo que existe. Se você conseguir entender o seu funcionamento, qualquer sistema será “fichinha” para você!
-Mas professor, já está tudo pronto! É só eu utilizar! Banco de dados eu acho mais interessante!
-E você acha que o SO não utiliza banco de dados?
-Talvez…
-Tabela de páginas, gerenciador de arquivos, memória livre, diretório… Tudo isso está armazenado e deve ser gerenciado da forma mais eficiente possível. Se você for desenvolver um sistema de compras, ele não deve ser eficiente?
-Sim.
-Então, entenda como o SO gerencia esses dados e utilize de maneira similar em seu sistema. Entenda como o SO busca essas informações, indexa valores, consulta em árvores binárias… Por que é tão rápido?
-Hum…
-Mas professor, eu vou programar em C#… e pronto! O meu sistema de compras vai estar pronto.
-Ok. Quantos irão utilizar seu sistema de compras? Uma pessoa? Duas?
-Umas cem pessoas!
-Que ótimo! Como elas vão acessar concorrentemente? As cem? Tem que ter um controle de acesso, sincronização, processos ativos, threads, semáforos… Isso o SO faz com maestria! Sabe como?
-Não.
- Pois é… Conceitos, funções, características de SO são utilizados nos mais diversos tipos de sistema! Pense nisso. Ele agrega todas as outras disciplinas! Windows e Linux? Mudam todos os dias. Os conceitos de SO? Demoram um pouco mais.
-E o sistema operacional nas nuvens?
-Bem, atingi meu objetivo: você está interessado no assunto! Essa resposta fica pra próxima..

Deixo aqui algumas fontes:

http://codex.cs.yale.edu/avi/os-book/os7/
http://www.pearsonhighered.com/tanenbaum/

Tem mais algum motivo para estudar SO? Ou para não estudar? Deixe seu comentário.

Forte Abraço!